Ein echtes Mammutprojekt für alle Beteiligten: In den vergangenen Monaten arbeitete das Projektteam um Tina Heit, Anja Reinhard und Stefanie Schöll mit Hochdruck an der Implementierung eines neuen Jobportals für die ProSiebenSat.1 Group. Worauf sich Bewerber:innen nun freuen können, wie das Projekt ablief und welche Rolle ein Glitzer-Hintergrund bei Videocalls spielte, verraten die Kolleg:innen im Interview.

Katrin Dusel

09.09.2021

Der Weg zum neuen Jobportal - ein Interview mit Anja, Stefanie und Tina

Ein echtes Mammutprojekt für alle Beteiligten: In den vergangenen Monaten arbeitete das Projektteam um Tina Heit, Anja Reinhard und Stefanie Schöll mit Hochdruck an der Implementierung eines neuen Jobportals für die ProSiebenSat.1 Group. Das Ziel? Den Bewerbungsprozess für Kandidat:innen vereinfachen, die Weichen dafür zu stellen, langfristig alle HR-Prozesse in einer IT-Landschaft abzubilden und die Aktivitäten für verschiedene Stakeholder nachhaltig verbessern.

Worauf sich Bewerber:innen nun freuen können, wie das Projekt ablief und welche Rolle ein Glitzer-Hintergrund bei Videocalls spielte, verraten die Kolleg:innen im Interview.

Liebe Anja, Stefanie und Tina, was ist eure Aufgabe bei P7S1?

Stefanie Schöll: Als Teil „Recruiting Coordination“-Teams bin ich für das Bewerber:innenmanagement zuständig und unterstütze die Recruiter bei der Besetzung offener Stellen. Seit ich vor drei Jahren bei ProSiebenSat.1 angefangen habe, betreue ich unser Bewerber:innenmanagementsystem (BMS) und war dementsprechend auch involviert, als wir kürzlich ein neues Jobportal eingeführt haben.

Tina Heit: Vor gut eineinhalb Jahren bin ich als Recruiter bei ProSiebenSat.1 gestartet und zur Projektgruppe dazugestoßen. Mich hat v.a. die Frage beschäftigt, wie wir unsere Recruitingprozesse optimal im neuen System und unserem Jobportal abbilden können. Nach dem Projekt bin ich in das HR Business Partner Team gewechselt.

Anja Reinhard: Ich bin seit November 2017 in verschiedenen Funktionen im HR-Bereich tätig. Im Juni 2020 bin ich in das „Talent Acquisition“-Team gewechselt, um dort strategische Themen zu betreuen. Die Implementierung des neuen Jobportals war dabei das erste große Projekt, das ich gemeinsam mit Stefanie und Tina umsetzen durfte. Meine Rolle im Projekt war die eines „Product Owners“, sprich: Meine Aufgabe war es, zu gewährleisten, dass die inhaltlichen Anforderungen verschiedener Stakeholder an das Produkt erfüllt werden.

Die Implementierung eines neuen Jobportals in einem diversifizierten Unternehmen wie ProSiebenSat.1 ist bestimmt nicht einfach. Wie seid ihr das Projekt angegangen?

TH: Gestartet sind wir eigentlich von hinten. (lacht) Das erklärte Ziel war es, eine neue, cloudbasierte HR-IT-Landschaft einzuführen. Wir wollen langfristig all unsere HR-Prozesse in einer IT-Landschaft abbilden können und unser Recruiting-Modul sollte das erste Modul dieser großen Lösung sein. Der erste große Meilenstein dabei war, ein interdisziplinäres Team zusammenzustellen und sich für eine Software zu entscheiden, um das Projekt gemeinsam mit dem Implementierungspartner beginnen zu können. Im nächsten Schritt haben wir grundlegende, agile Prozesse aufgesetzt.

SS: Nachdem Team und Tool standen, haben wir letzteres in einem Workshop genauer kennengelernt und dann damit begonnen, unsere bestehenden Prozesse in das Produkt zu integrieren. Im Anschluss haben wir das System im Rahmen von „User Acceptance Tests“ all unseren Kolleg:innen vorgestellt, die zukünftig damit arbeiten würden. Gemeinsam haben wir die Funktionen auf Herz und Nieren geprüft. Viele Test-Sessions später ging unser neues Jobportal schließlich live- Aber natürlich arbeiten wir stetig daran, das System weiter zu verbessern.

Die Einführung eines neuen Tools eignet sich sicher auch dazu, bestehende Prozesse zu hinterfragen, oder?

AR: Absolut! Wir sind keine Fans von „das haben wir immer so gemacht und wollen es auch weiterhin so machen“, sondern versuchen, unsere Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen und zu optimieren. Unser Ziel war es, dass alle Prozessbeteiligten in einem Tool arbeiten können und dass möglichst wenig Abstimmungsschleifen außerhalb des Systems stattfinden müssen. Das neue Tool soll eine Erleichterung für unser Recruiting-Team und die Fachbereiche sein. Zugleich möchten wir den Prozess für Bewerber:innen so schnell, transparent und komfortabel wie möglich gestalten.

Was hat sich für Bewerber:innen konkret verändert?

SS: Wir haben für unser neues Jobportal ein modernes und im Layout sehr übersichtliches Design gewählt. Auch war es uns wichtig, für Bewerber:innen eine größere Transparenz zu schaffen. Jede:r kann sich nun mit einem Kandidat:innenprofil anmelden und die eigene Bewerbung Schritt für Schritt mitverfolgen.

TH: Wir ermöglichen weiterhin einen sehr schlanken Prozess für alle Bewerber:innen, da dieser sehr einfach gehalten ist. Innerhalb weniger Minuten kann man sich so bei uns auf eine Stelle bewerben.

Durch die vielen Stakeholder musstet ihr ganz unterschiedliche Anforderungen berücksichtigen. War das eine der größten Herausforderungen?

TH: Das war eine Challenge, ja. Aber auch wir, die Projektbeteiligten, kamen aus verschiedenen Abteilungen und hatten unterschiedliche Blickwinkel auf das Thema. Jede:r von uns hatte ganz spezielle Anforderungen an das neue System. All diese Perspektiven zu berücksichtigen, war definitiv eine Herausforderung. Und natürlich musste unser fachlicher Input auch auf technischer Ebene umgesetzte werden. Einerseits musste die Lösung natürlich all das abbilden, was wir brauchen. Andererseits musste es aber auch technisch machbar sein. Aber letztlich haben wir immer eine gute Lösung gefunden und gelernt, eine gemeinsame Sprache zu sprechen. (lacht)

SS: Es war sehr aufwändig, die gesamte Kommunikation rund um den Bewerbungsprozess – von Anfang bis Ende, über alle Gewerke hinweg – in einem System abzubilden und für alle Beteiligten enorm zu vereinfachen. Aber wir haben es geschafft!

Das Projekt ist zu Beginn der Corona-Pandemie gestartet. Hatte das Auswirkungen auf eure Zusammenarbeit?

SS: Es war zunächst eine riesige Umstellung für uns alle. Wir standen am Anfang der Pandemie, haben auf einmal fünf Tage die Woche von Zuhause aus gearbeitet und uns teilweise nicht persönlich gekannt. Das remote Arbeiten brachte mit sich, dass wir viele Tage hatten, die sehr durchgetaktet waren. Sobald sich irgendwo ein freies Zeitfenster ergab, wurde es für unser Projekt geblockt. Doch die Zeit hat uns auch zusammengeschweißt und wir haben immer versucht, uns gegenseitig zu motivieren.

Kannst du ein Beispiel nennen, wie das bei euch aussah?

SS: Wenn eine von uns einen schlechten Tag hatte, hat sie bei Teams-Calls einen Glitzer-Hintergrund ausgewählt. So wussten alle Bescheid. Tatsächlich war das immer sehr lustig und hat für viele Lacher zwischendurch gesorgt. Man verbringt während dieser Projektphase so viel Zeit miteinander, da lernt man sich sehr gut kennen.

AR: Wir haben uns zu Beginn dazu entschieden, viele Termine gemeinsam zu machen, sodass niemand die volle Last tragen musste. Und so haben wir als Core-Team sehr gut funktioniert. Wir sind grundsätzlich sehr unterschiedlich, aber wir haben schnell gelernt, uns diesen Umstand zunutze zu machen. Wir haben die Stärken einer jeden genutzt und gemeinsam auf unser Ziel hingearbeitet. Außerdem hatten wir zu jeder Zeit die Rückendeckung und Unterstützung unserer Vorgesetzten, die eine sehr wichtige Stütze war. Sie kam immer ins Spiel, wenn wir eine klare Richtung brauchten und es nötig war, dass uns jemand bei der Entscheidung unterstützte. Aber sie bekam auch mal unseren Frust ab. (lacht)

Das Team war hier also der entscheidende Erfolgsfaktor?

AR: Hundertprozentig. Anders hätte es nicht funktioniert. Neben uns Dreien und unserer Vorgesetzten müssen wir auch unseren Kollegen positiv hervorheben, der das Gesamtprojekt geleitet hat. Er hat immer versucht, uns zu verstehen und unsere Themen voranzutreiben.

TH: Hinzu kommt eine weitere Kollegin, die uns gegenüber unserem Implementierungspartner prozessseitig den Rücken gestärkt hat. Man muss wirklich sagen: Wir waren eine starke Gruppe, die den Teamgedanken zu jeder Zeit gelebt hat. Jede:r hat die eigene Expert:innenenrolle angenommen und sich für die anderen eingesetzt, um das Projekt gemeinsam zu stemmen.

Was nehmt ihr persönlich aus dem Projekt mit?

TH: Mein größtes Learning war, dass Zusammenhalt, gemeinsames Agieren und Diversität am Ende zum besten Ergebnis führen. Zudem hat es sich als sehr wichtig herausgestellt, auch Probleme offen anzusprechen, ehrlich zu sein und Dinge zu diskutieren, anstatt beim Standard zu verharren.

AR: Dem schließe ich mich an: Diverse Teams, unterschiedliche Stärken und Charaktere im Team sowie verschiedene Kompetenzen sind das Erfolgsgeheimnis. Und ich habe gelernt, dass man noch mehr darauf achten muss, Erfolge zu feiern. Das haben wir aus meiner Sicht fast zu wenig getan. Wir sind immer von einem Erfolg zum nächsten gesprungen und haben eigentlich gar nicht gemerkt, dass es ein Erfolg war.

TH: Das Projekt hat uns als Team so zusammengeschweißt, dass wir neun Monate lang von anderen nur noch als Einheit wahrgenommen wurden. Es hieß nur: „Ah, es kommt wieder das Trio“. (lacht)

AR: Nach dem Projektabschluss haben uns die gemeinsamen Termine manchmal echt gefehlt und deswegen halten wir bis heute daran fest, einen wöchentlichen Austausch zu haben.